La Legge n. 165/2021 indica che "al fine di semplificare e razionalizzare le verifiche sul possesso della certificazione verde covid 19 “i lavoratori possono richiedere di consegnare al proprio datore di lavoro copia della propria certificazione verde COVID-19. I lavoratori che consegnano la predetta certificazione, per tutta la durata della relativa validità, sono esonerati dai controlli da parte dei rispettivi datori di lavoro”.

In sostanza il lavoratore può consegnare (ma non è un obbligo) copia della certificazione verde al proprio datore di lavoro, senza avere più la necessità di controllo all'ingresso in azienda, fino alla fine della validità del Green Pass.

 

Quindi l'azienda può seguire questa prassi, che riassumiamo anche in questo flow chart:

 

1.designare l’incaricato per la consegna e la conservazione delle certificazioni verdi (Green Pass);

2.definire le modalità di conservazione (cartellina, mail, armadio, ecc.);

3.Informare i lavoratori (via mail o attraverso una circolare a mano) della possibilità di consegnare la copia analogica o informatica della certificazione verde;

4.il lavoratore interessato, in piena libertà di scelta, qualora accetti di consegnare copia della certificazione, potrà inoltrare il Green Pass a mezzo mail all'indirizzo di posta elettronica indicato dall'azienda, o provvedere alla consegna cartacea della certificazione all'incaricato designato;

5.l’incaricato farà firmare al lavoratore il verbale di consegna del Green Pass e nel contempo fornirà una Informativa privacy sul trattamento del dato;

 

L'azienda per tramite dell’incaricato conserva:

1.tutte le copie delle certificazioni verdi cartacee, avendo cura di raccoglierle in una cartellina priva di scritte esterne; cartellina che andrà depositata in un cassetto o armadio chiuso a chiave, avendo cura di tenere per sé le chiavi

2.tutte le copie delle certificazioni verdi informatiche, avendo cura di conservarle in una cartella con accesso limitato all’incaricato

 

L'incaricato comunica agli autorizzati al controllo del Green Pass i nominativi dei dipendenti e/o collaboratori che non devono più essere oggetto di controllo della certificazione, per la consegna della stessa.

 

Gli strumenti per la conservazione della Certificazione Verde vengono utilizzati in conformità al rispetto del segreto professionale e dei vincoli di riservatezza, con misure di sicurezza tecniche ed organizzative e modalità tali da garantire il rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati.

 

 

Questi sono i documenti operativi per gestire l’attività al meglio:

 

MODULO CONSEGNA GREEN PASS CARTACEO

LETTERA RICHIESTA CONSEGNA GREEN PASS

INFORMATIVA PRIVACY PER CONSEGNA GREEN PASS

PROCEDURA CONSERVAZIONE GREEN PASS

NOMINA INCARICATO CUSTODIA GREEN PASS